Herramientas de software de gestión de eventos para gestionar y planificar eventos
Una encuesta reciente realizada por un proveedor líder de software de gestión de eventos preguntó a los gerentes de eventos del Reino Unido cuál era su herramienta preferida para administrar y planificar sus eventos. La herramienta más común fue el software de gestión de eventos con el 67% de los votos. El segundo y tercer lugar fueron las hojas de cálculo y «otros» respectivamente.
Las hojas de cálculo son una forma probada de administrar eventos: pueden realizar un seguimiento de los presupuestos, monitorear recursos y pueden ser una forma efectiva de crear y administrar listas. El principal beneficio de las hojas de cálculo como herramienta de gestión de eventos es el bajo costo asociado con ellas. La mayoría de los administradores de eventos tienen acceso a hojas de cálculo y son un formato de documento ampliamente aceptado.
Sin embargo, hay una gran cantidad de inconvenientes si los administradores de eventos deciden usar hojas de cálculo como su principal herramienta de administración de eventos. Los problemas comunes incluyen:
Poca eficiencia: El uso de hojas de cálculo no es un método muy eficiente para administrar todos los aspectos de un evento. Es probable que los administradores de eventos usen muchas hojas de cálculo diferentes, todas con docenas de pestañas, que contienen una gran cantidad de datos. Administrar todos estos datos dentro de las hojas de cálculo puede ser confuso para un extraño y requerir mucho tiempo para todos los usuarios.
Datos perdidos: Las hojas de cálculo son tan seguras como el servidor / sistema en el que se encuentran. Si se guardan en el disco duro de una computadora, existe el riesgo de que se pierdan todos los datos si algo le sucede a esa computadora o computadora portátil. Las hojas de cálculo también son propensas a congelarse / atascarse y, a menos que el administrador de eventos esté acostumbrado a guardar de manera regular, existe un alto riesgo de que se pierdan datos y trabajo.
Problemas para mantener los datos actualizados: Muchos eventos tienen múltiples gestores de eventos, todos utilizan las mismas hojas de cálculo para organizar y planificar diversas áreas. Surgen problemas cuando los gerentes actualizan las hojas de cálculo sin informar a los otros administradores de eventos que la hoja de cálculo ha cambiado. Si los administradores de eventos toman una copia de la hoja de cálculo maestra y trabajan en eso, el maestro pronto queda desactualizado. También hay problemas cuando más de un administrador de eventos necesita acceder a la hoja de cálculo al mismo tiempo. Solo se puede abrir una copia editable, lo que hace que las otras sean ‘de solo lectura’, lo que elimina la posibilidad de realizar actualizaciones.
Difícil de crear informes para medir el éxito: Una parte clave de la gestión de eventos es la capacidad de analizar el éxito del evento. Es vital tener la capacidad de comprender qué hace que un evento en particular tenga éxito y qué debe medirse para analizar el rendimiento del evento. El uso de hojas de cálculo hace que esta sea una tarea difícil. Si bien la creación de gráficos y tablas puede ser fácil en las hojas de cálculo, la amalgamación y clasificación de los datos puede ser una tarea extremadamente complicada y que requiere mucho tiempo. Es frecuente que cuando se usan hojas de cálculo, la actividad de medir el rendimiento del evento se olvide o se descarte.
Falta de información gerencial: De manera similar a la dificultad de crear informes para analizar el rendimiento, también hay una falta de información de gestión en general. Para las empresas que organizan muchos eventos al año, es importante poder tener una idea clara de estos eventos en su conjunto; Comprender los números de delegados, los presupuestos y otros KPI en todos los eventos puede ayudar a dar forma a la estrategia de eventos en el futuro.
Estos problemas crean demasiados problemas para organizaciones con muchos eventos para planificar. Por esta razón, numerosos gerentes de eventos ahora están recurriendo a un software profesional de administración de eventos para ayudar a administrar sus eventos. Estas soluciones de software se han diseñado específicamente para la industria de la gestión de eventos y contienen una gama de funciones completas pero fáciles de usar. Las características comunes incluyen:
· Integración de sitios web: La aparente integración con su sitio web brinda a los delegados un viaje más seguro y sin problemas y asegura que se mantenga dentro de los lineamientos de su marca corporativa
· Registro en línea: Crear formularios de reserva en línea totalmente personalizables en su propio sitio web, capturando la información más relevante de sus delegados
· Procesamiento de pagos en línea: Permita que sus delegados paguen en línea en un entorno seguro
· Gestión de invitaciones: Asegúrese de dirigirse a los posibles delegados potenciales con una herramienta integrada de gestión de invitaciones
· Correo de propaganda: Herramienta de marketing por correo electrónico potente, integrada y totalmente funcional para enviar campañas de correo electrónico altamente específicas a delegados y prospectos
· Producción de placas: Ahorre tiempo al producir distintivos personalizados de forma rápida y efectiva
· Administracion de recursos: Simplemente administre todos sus recursos a través de un calendario completo
· Informes y análisis integrados: Asegúrese de poder determinar el verdadero retorno de la inversión de sus eventos a través de un potente conjunto de informes y análisis, de forma rápida y sencilla, desglosar los datos del evento en cuestión de segundos
· Encuesta de eventos: Cree encuestas integradas, personalizables y automatizadas para una gestión eficaz de comentarios.
Las herramientas de software de gestión de eventos también tienen el beneficio de múltiples métodos de implementación. Muchas compañías eligen opciones como Software como servicio (SaaS) o alojamiento para mantener bajos los costos y la participación interna de TI. Alternativamente, las empresas aún pueden comprar los sistemas directamente, pero aún así obtener los beneficios del soporte continuo a largo plazo.
