Así es Groupnote, un "WhatsApp para escuelas" español con más de 60.000 usuarios en seis países

Aplicaciones como Slack o HipChat abrieron camino en la mensajería especializada, en este caso la empresarial, y poco a poco otros como Google y Microsoft se han unido con productos como Hangouts Chat o Microsoft Teams. Groupnote es una startup española que bebe de esta tendencia, pero dirigiendo su sistema de mensajería al ámbito educacional.

Las necesidades no son las mismas, por lo que este producto tiene algunas diferencias notables a la hora de administrar sus grupos, lo que hace que se parezca más a un WhatsApp para escuelas que a algo derivado de Slack y compañía. Hemos estado hablando con Carlos Aparicio, CEO y fundador de la startup, por lo que además de contarte cómo funciona podrás saber el por qué de la idea y cómo les está funcionando.

Mensajería instantánea para escuelas

No es lo mismo diseñar un chat para una oficina, donde todo el mundo sabe comportarse y es bueno que la conversación fluya continuamente que hacerlo para el ámbito educacional. En un aula es más importante que el profesor hable y los alumnos escuchen, y esa es la experiencia que Groupnote ha querido llevar a su aplicación.

Se trata de una startup afincada en Barcelona y con un equipo de cinco personas. Actualmente tienen más de 60.000 usuarios en seis países, pero ya están centrando sus esfuerzos en poder empezar a crecer en Latinoamérica, sobre todo en México por ser un país grande y con recursos.

Para empezar, el administrador podrá ir creando grupos específicos para cada aula de un colegio e instituto, e incluso otros grupos para los padres. Cada uno tendrá un código especial que se podrá compartir para que padres y alumnos puedan irse uniendo. También elegirá quienes pueden hablar en cada grupo.

Por defecto un alumno o padre que ingrese en un grupo no podrá escribir, por lo que tendrá que limitarse a interactuar con el contenido de su profesor. Esto ayudará a que la aplicación se convierta en una herramienta útil, ya que las notificaciones importantes no se perderán entre las conversaciones de los alumnos, y sobre todo a que los alumnos no molesten a los profesores fuera de horas ni los fines de semana.

En cualquier caso, en el momento que quiera, el administrador de un grupo puede activar un modo debate en el que todos podrán hablar, una alternativa con la que al estar activada Groupnote realmente se convierte en un grupo de WhatsApp con todas las de la ley.

Además de este modo debate, la aplicación también permite enviar enlaces, imágenes o archivos PDF. Se pueden crear encuestas con opción de uno o varios votos, y también un sistema de confirmaciones. Estas confirmaciones pueden utilizarse, por ejemplo, para que los alumnos digan quienes van a ir o no a determinada excursión o actividad.

La interfaz de la aplicación es básica y sencilla, de manera que los alumnos puedan utilizarla sin curva de aprendizaje. Como WhatsApp, cuando te identificas te muestra tus conversaciones, aunque también hay un icono de opciones y otro para contactos. Las conversaciones pueden ser de los grupos a los que te has unido o privados que tengas con otros usuarios.

Por último, cabe decir que de momento esta aplicación únicamente tiene clientes oficiales para Android e iOS, los cuales complementa con un cliente web para navegadores. Pero en camino están las versiones para GNU/Linux, macOS y Windows, con las que la herramienta pretende abrazar la multiplataforma.

Entrevista a Carlos Aparicio, CEO y fundador

Nos hemos puesto en contacto con Carlos Aparicio, CEO y fundador de Groupnote, y hemos podido hablar con él durante un rato para preguntarle por su proyecto. Le hemos preguntado por una parte cómo llevaron a cabo su idea, y por otra si cree que los colegios españoles están lo suficientemente avanzados como para delegar ciertas funciones a aplicaciones móviles.

¿Cuándo y cómo surgió la idea de crear el servicio?

Groupnote nació hace dos años como idea. Estuvimos investigando, hablando con colegios y con todos los keyholders. Realmente no sabíamos qué íbamos a solucionar, pero sabíamos que seguro que había algo que solucionar en las escuelas con la tecnología. Porque es un sector que lleva despertando desde hace veinte años a nivel tecnológico de manera muy gradual.

Entonces, con esa ambición y vocación de solucionar con la tecnología algún proceso de la escuela, vimos que la comunicación, no siendo nunca su negocio principal, era algo en lo que sí que podíamos ahorrar mucho tiempo, sobre todo a los profesores, y optimizar mucho más los recursos que las escuelas destinaban a estas comunicaciones.

De ahí nació un poco Groupnote. Realmente en el mercado llevamos un año y medio a nivel comercial, y desde entonces estamos ya en seis países acercándonos a las distintas escuelas, y con más de 60.000 usuarios en nuestra plataforma.

¿Cómo fue el proceso para llevarla a cabo?

Básicamente hicimos una primera prueba donde miramos el diseño haciéndolo un poco intuitivo y muy funcional, pero probando nuestras dos principales diferencias. Primero que sólo pudiera escribir el profesor, y segundo que no se mostraran datos personales.

El experimento o prueba lo consideramos un éxito cuando conseguimos demostrar que los profesores enviaban entre tres y cinco mensajes por semana. Lo consideramos un éxito porque lo comparamos con el mail, el medio más usado en las escuelas, y que está considerado prácticamente spam. Y al mismo tiempo se conseguía enviar un tipo de mensaje más cercano a lo que pasa en la clase, mientras que los mails se comunican cosas más genéricas de lo que pasa en la escuela, y no en la clase.

Ahí es como empezó todo, una pequeña prueba. Desde entonces hemos ido añadiendo más funcionalidades y mejorando el diseño y la user experience.

Entiendo que el profesor si quisiera también podría darle voz a los alumnos

Después de la primera prueba lo que nos encontrábamos era eso, que había una frustración inicial por parte de la familia o el alumno, que decían que había ocasiones en las que debían poder escribir.

Entonces, como nosotros queremos mantenernos fieles a que la escuela controle las conversaciones, añadimos una función que se llama «Debate». Con ella el profesor puede activar a sólo diez personas que tienen al capacidad de escribir en un grupo donde al final del debate todo el mundo puede hablar. Eso sí, la misma persona que ha activado el debate es la que puede cerrarlo, y de esta manera tenemos como un grupo de WhatsApp pero controlado.

Entonces sí que pueden escribir, pero siempre con ese matiz de controlar la conversación en cualquier momento, que no se vaya de las manos como ocurre cuando usas WhatsApp para hablar con las familias.

¿Está la educación española lo suficientemente modernizada como para entender y aceptar una aplicación como esta?

Pues están en ello. Evidentemente la realidad de cada colegio es muy distinta, y en cuanto a mercado en general sí que es verdad que cada vez están apostando más por nuevos tipos de gestión para automatizar procesos y informatizar muchas cosas que antes se hacían en papel y a mano. Como cada vez la educación se asfixia más a nivel de presupuestos necesitan optimizar, y estas son las herramientas que se lo están permitiendo.

Cabe decir que estas herramientas en principio tienen modos de comunicación, pero limitadas. Entonces en esta situación de mercado nos encontramos nosotros, que al tener una herramienta implementable en minutos tenemos una ventaja con respecto a otros posibles competidores que pueda haber.

¿Cómo es vuestra mayor competencia en el sector?

Ahora mismo hablamos de Remind como gran competidor, y es un player que está afincado sólo Estados Unidos, aunque es un referente que tiene según dicen unos 25 millones de usuarios.

Y luego hay otro player en la India, aunque también está únicamente allí, y este ya es más joven. Remind tiene ya unos 4 años, y es verdad que en su día se calificaron como el WhatsApp de la educación, pero luego se desinfló. Pero como empresa americana tiene buenas rondas de financiación que les permite crecer más rápido y de afincarse bien en el Norteamérica.

Aquí en España también hay algunos que otros players, pero como decidimos cada uno el producto, realmente somos pocos y hay mercados para muchos. Al final es un problema que está tratándose de solucionar aquí en España.

¿Cuales son vuestros planes de futuro?

Ahora mismo tenemos una campaña de crowdfunding que estamos cerrando, y es sobre todo para ampliar nuestro equipo y afincarnos con una internacionalización en Latinoamérica. Queremos optimizar la estructura lo máximo posible y crecer, crecer, crecer.

Para ello mejoraremos el producto, e implantaremos un modelo de negocio que hemos tenido que diseñar desde cero. Porque al final por muchos competidores que veamos ninguno está cobrando prácticamente nada, por lo que lo tuvimos que sacar desde cero y ahora queremos dar el paso de startup a empresa. Ese es nuestro gran objetivo en años venideros.

¿Y cómo tenéis pensado monetizar vuestro servicio?

Si miras los chats, ya no sólo los competidores que no tienen modelo de negocio, sino los chats habituales, los de nuestra vida personal, pocos tienen uno.

Nosotros al final buscamos un modelo de negocio basado en distintos planes de suscripción mensual dependiendo del número de usuarios redactores que tenga una cuenta de colegio. Entendiendo por usuario redactor aquellos que pueden enviar mensajes, ya sean profesores o equipo de gestión de la escuela.

Con el tiempo iremos añadiendo más funcionalidades según el plan que tengas, pero ahora mismo está diseñado sólo para que dependa de los redactores. Evidentemente tiene un símil con Slack en cuanto a que resolvemos algo problemas de comunicación grupal, aunque como ellos no tienen la figura de los redactores el suyo lo tienen definido de otra manera.

Entonces queremos un modelo de negocio que sirva para hacer un acercamiento para cualquier tipo de escuela, dependiendo del número de redactores según sea pequeña, mediana o grande. Esa es un poco la idea que tendrá que cubrir nuestro modelo de negocio.

¿Qué consejo le darías a esa persona que tiene una buena idea pero no se atreve a lanzarse con ella?

Primero siempre hay que tener un buen plan B. O sea que no se lancen de buenas a primeras, sino que hay que meditar las cosas y como mínimo asegurarse de que pueden dar el salto durante una temporada larga.

Pero si realmente tienen una idea y quieren llevarla a cabo, que sepan que no es un camino fácil aunque realmente vale mucho la pena porque es reconfortante saber que estás haciendo algo que primero es una solución para mucha gente, y segundo que lo vas consiguiendo y el trabajo de uno es recompensado con los comentarios de los clientes.

O sea que les diría que muchos ánimos y que den el salto con seguridad.

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Así es Groupnote, un «WhatsApp para escuelas» español con más de 60.000 usuarios en seis países

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por
Yúbal FM

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