Aprende a proteger documentos con una contraseña
Instrucciones para proteger documentos PDF, Office, LibreOffice, iWork…
La seguridad informática se basa en ponerle impedimentos y obstáculos a quien quiera acceder a nuestra computadora o a nuestros documentos.
Un ejemplo es el uso de contraseñas. Tenemos contraseña para acceder a nuestra computadora, para desbloquear nuestro smartphone, para iniciar sesión en nuestra cuenta de correo electrónico, para entrar en Facebook o Instagram…
Si guardas documentos importantes o quieres mantenerlos a buen recaudo, para que nadie pueda leerlos si no tiene la palabra clave adecuada, te enseñamos a incluir una contraseña, una manera de proteger documentos sencilla, rápida y segura.
Proteger documentos PDF
Empezamos por los documentos PDF, que son bastante habituales, ya que son fáciles de crear y muy cómodos para leer y compartir.
Desde Windows, la opción más rápida y cómoda para añadir una contraseña a un documento PDF es acudir a una herramienta online como PDFProtect!, que permite subir archivos PDF de hasta 100 MB y añadirle una contraseña gratis.
Y si quieres una app instalada, prueba con PDFMate Free PDF Merger, que entre otras cosas permite incluir una contraseña en tus PDF. Desde esta app, abres un PDF (Add Files) y en los campos Open Password puedes indicar una contraseña previa a la apertura o Permission Password, una contraseña si alguien quiere editar, copiar o imprimir tu PDF.
En Mac, si abres un PDF desde Vista Previa, puedes añadir una contraseña desde Archivo > Exportar como PDF…, pulsar en Mostrar los detalles y en Encriptar y en los campos de contraseña indicar una palabra clave. Tras pulsar en Guardar se creará una copia idéntica del PDF que solo podrás abrir si indicas la contraseña.
Proteger documentos de Microsoft Office
La suite ofimática de Microsoft hace tiempo que ofrece la posibilidad de proteger documentos con contraseña, tanto para documentos de texto de Microsoft Word (DOC y DOCX) como para hojas de cálculo de Excel (XLS y XLSX) y presentaciones de PowerPoint (PPT y PPTX).
Desde cualquiera de los programas de Office, tras abrir el documento que queremos proteger, sólo tenemos que ir al menú principal. En Office 2007, botón de Microsoft Office > Preparar > Cifrar documento. En Office 2010, 2013 y 2016, Archivo > Información > Proteger documento.
Luego tendremos que escribir la palabra clave y confirmarla de nuevo. Para quitar la protección tendremos que seguir los mismos pasos.
Proteger documentos de OpenOffice o LibreOffice
La suite ofimática gratuita y de código abierto OpenOffice y su versión alternativa LibreOffice cuentan también con protección de documentos con contraseña.
Básicamente tenemos que marcar la opción Guardar con contraseña en el menú de Guardar para cualquier documento, hoja de cálculo o presentación cuando vamos a Archivo > Guardar como.
Luego introducimos la palabra clave dos veces. Opcionalmente, podemos limitar el acceso a nuestros documentos para sólo lectura desde Editar > Seguimiento de cambios > Proteger cambios.
Proteger documentos de Apple iWork
Las herramientas ofimáticas de Apple, antaño iWork y que ahora van por separado como Pages, Keynote y Numbers, nos ayudarán a proteger documentos cómodamente.
Desde cualquiera de las tres aplicaciones, abrimos el documento en cuestión, y desde Archivo > Definir contraseña… indicamos una palabra clave que debemos escribir dos veces. Opcionalmente podemos incluir un recordatorio a modo de pista por si olvidamos la contraseña.
Desde iCloud también podemos incluir contraseñas en documentos y sin necesidad de abrirlos. Tan simple como ir a la página de iCloud, iniciar sesión con tu cuenta Apple y desde Pages, sin que tengas que abrir los documentos que se muestran ahí, seleccionas uno, luego haces clic en el icono de la parte superior en forma de engranaje y entre las opciones que muestra elige Contraseña del documento…
Proteger documentos de Google Drive
Oficialmente, Google Drive no tiene esta opción, ya que se supone que con la contraseña de nuestra cuenta de Google es más que suficiente para que nadie acceda a nuestros documentos online.
Además, en caso que que quieras compartir un documento, puedes limitar con quién lo compartes, por lo que, en principio, carece de sentido cifrar un documento de Drive con clave.
