7 tendencias clave que marcarán el diseño y gestión de eventos corporativos en 2019
Con más de 40 años de experiencia en el sector y presencia en más de 50 países, American Express Meetings & Events gestiona eventos corporativos a nivel local, regional e internacional. Compuesta por un amplio equipo de profesionales que gestionan más de 7.000 eventos al año en el mercado español, American Express Meetings & Events presenta su 2019 Global Meetings and Events Forecast, identificando las principales tendencias que marcarán el sector MICE durante el próximo año:
La experiencia del asistente, epicentro del evento
En un panorama en el que la industria crece de forma paulatina y estable y aumenta el gasto dirigido a eventos por parte de las compañías de todo el mundo, los profesionales del sector buscan de forma continua la mejora de la experiencia del asistente y la búsqueda de nuevas fórmulas para el engagement del mismo. Con la irrupción de la generación millennial en las compañías, existe un foco muy concreto puesto en este grupo de población, que se presenta como un público muy exigente y que busca la exclusividad en fórmulas diferentes. El organizador de eventos ha encontrado, por ejemplo, una buena opción en los hoteles boutique, capaces de dar una experiencia más diferenciada y reservada tan sólo a unos pocos.
El poder de un buen plan de comunicación
A la hora de buscar que el asistente viva una experiencia única y genuina, la estrategia de comunicación se convierte, cada vez más, en un pilar central. El evento gira, cada vez más, en torno a un concepto creativo que impregna cada elemento implicado en la celebración del evento, así como en el pre y post evento. Los expertos coinciden en que contar con un plan de comunicación que entienda el ciclo de vida del evento como un todo coherente y consistente es un elemento crítico, especialmente en el caso de las audiencias más jóvenes.
La tecnología, al completo servicio del engagement
Realidad virtual, inteligencia artificial, uso de drones, robótica o tecnologías para el reconocimiento facial son algunas de las tecnologías que los meeting planners están incorporando, cada vez más, al diseño y gestión de eventos. El uso de tecnología para realizar reuniones virtuales es más común en Asia Pacífico y América Central y del Sur, donde los participantes señalan que, para cierto tipo de eventos, el uso de este tipo de tecnologías puede suponer un importante ahorro de costes. En el otro lado se encuentra Europa y Norteamérica, donde el «cara a cara» continúa siendo la opción preferida, independientemente del tipo de evento del que hablemos, para estrechar lazos y mejorar el grado de engagement de los participantes.
Por su parte, el uso de las apps móviles continúa ganando protagonismo en todas las regiones. Los expertos consultados en Norteamérica anticipan casi un 3% de aumento en el uso de apps en el marco de sus eventos corporativos durante 2019, seguida de América Central y del Sur (2,4%), Asia-Pacífico (2,1%) y Europa (1,8%).
Entre las ventajas que supone el uso de una app, hay notables diferencias entre los profesionales de la industria por regiones. En Norteamérica y Europa destacan la posibilidad de compartir agendas y la posibilidad para mandar mensajes o recordatorios a los asistentes. Por su parte, en América Central y del Sur valoran más la obtención de datos valiosos para el meeting planner a la hora de evaluar el evento y elaborar los informes de reporting.
Personalización, de principio a fin
Cada fase del evento presenta múltiples oportunidades para conseguir una experiencia «a medida» adaptada a cada participante, desde la invitación al evento hasta la encuesta de satisfacción post-evento, pasando por las comunicaciones por mail, el contenido de la app, el sistema de registro o las agendas. Asimismo, los expertos prevén un auge de sistemas de automatización que permitan mejorar el envío personalizado de comunicaciones al asistente en base a su comportamiento. La tecnología de reconocimiento facial, por ejemplo, ofrecerá múltiples ventajas y será usado como una herramienta útil en el proceso de registro, pero, con el tiempo, también permitirá opciones más ambiciosas, como monitorizar las emociones de la audiencia.
El programa de gestión de eventos, in crescendo
El valor estratégico creciente que perciben las compañías en los eventos corporativos hacen que éstas se planteen, cada vez más, el hecho de contar con un programa de gestión de eventos donde se centralicen presupuestos, políticas de Compliance, protocolos de seguridad, protección de datos, transparencia, optimización de costes, etc. Asimismo, la reciente entrada en vigor de la GDPR también está acelerando la adopción de una política formal para la gestión de eventos, según subrayan los expertos participantes en el estudio.
La sombra de la nueva GDPR es alargada
Los participantes en el estudio subrayan el fuerte impacto que está teniendo la nueva normativa europea de protección de datos (GDPR), mucho más allá de Europa, en el sector de los eventos corporativos. Además, el uso, cada vez más extendido, de tecnologías emergentes -como la realidad virtual, la inteligencia artificial o el reconocimiento facial- está transformando los eventos y aportando más y más datos del asistente, por lo que las políticas de Compliance y privacidad adquieren también, en este sentido, una importancia creciente. –
Barcelona y Madrid, ciudades clave en Europa
Barcelona mantiene su posición privilegiada como ciudad para la celebración de eventos corporativos, situándose una vez más en segundo lugar, solamente por detrás de Londres. Madrid, que el pasado año ocupaba la sexta posición, escala una posición este año y se cuela dentro del top 5 de ciudades europeas que albergarán un mayor número de eventos. En tercera y cuarta posición se encuentran Berlín y Amsterdam, respectivamente.
