Problemas frecuentes y consejos para resolverlos al instante.
En la variedad está el gusto. De ahí que cada programa ofimático cuente con sus propios formatos y extensiones de archivo, quien sabe si mejores o peores entre sí.
El caso es que, aparte del universal PDF, no hay un formato estándar, y aunque extraoficialmente los más populares suelen ser DOC para documentos de texto, XLS para hojas de cálculo y PPT para presentaciones.
El motivo es el uso extendido de Microsoft Office en prácticamente cualquier computadora, si bien LibreOffice y Apple iWork tienen sus adeptos gracias a su gratuidad y a sus constantes mejoras.
En este artículo vamos a repasar los formatos compatibles con cada suite ofimática y qué problemas habituales podemos encontrarnos al abrir formatos de otros programas. Así podremos ponerle remedio sin demasiados quebraderos de cabeza.
Microsoft Office
Empezamos por Microsoft Office, que durante años ha sido la herramienta ofimática por defecto, hasta el punto que muchos llaman PowerPoint a las presentaciones.
Para documentos de texto, Office tiene su propio formato DOC, al que se añadió la versión mejorada DOCX desde 2007 y que ahora suele ser el formato por defecto. En el caso de las plantillas, emplea DOT y DOTX respectivamente, y también puede trabajar con formatos más genéricos, como RTF, TXT, HTML o XML.
En hojas de cálculo, Office trabaja con el formato XLS y el XLSX mejorado, además de los formatos para plantillas XLT y XLTX y los genéricos CSV o XML. Y en presentaciones, PPT y PPTX y PPS y PPSX en modo diapositivas.
Con Microsoft Office podemos abrir un documento creado en LibreOffice en formato OpenDocument, como ODT para documentos de texto, ODS para hojas de cálculo y ODP para presentaciones.
Lamentablemente, Office no es compatible con los formatos de Apple iWork, como Pages, Numbers y Keynote.
La solución pasa por exportar el documento original a Office desde iWork o con un conversor como CloudConvert o similares.
Problemas de compatibilidad en Office
Podemos encontrarnos con problemas de compatibilidad al abrir un documento cualquiera en Office, bien porque ha sido creado en versiones anteriores o posteriores a la que tenemos instalada o porque lo hemos creado en iWork o LibreOffice.
Para empezar, los archivos DOCX, XLSX y PPTX no pueden abrirse en versiones de Office anteriores a 2007.
Desde las versiones más recientes de Office (2010, 2013, 2016) podemos comprobar si los documentos creados serán compatibles con versiones anteriores, y por ende, con programas compatibles distintos a Word, Excel o PowerPoint.
Basta con ir a Archivo > Información, luego en Comprobar si hay problemas y finalmente en Comprobar compatibilidad. Veremos un informe con posibles conflictos y elementos que deberemos retocar si vamos a compartir el archivo con quienes tienen versiones anteriores de Office.
Y si sabemos la versión concreta, podemos guardar el documento en ese formato compatible desde Archivo > Guardar como….
Los principales problemas tienen que ver con elementos avanzados, como notas y comentarios dentro del documento que se desconfiguran.
Otros problemas habituales tienen que ver con la ausencia de las fuentes empleadas. Con usar las fuentes por defecto de Office evitaremos este problema.
Apple iWork
La suite ofimática de Apple, iWork, consta de tres aplicaciones descargables por separado: Pages para documentos de texto, Numbers para hojas de cálculo y Keynote para presentaciones.
Sus formatos oficiales son PAGES, NUMBERS y KEYNOTE, tal cual, igual que el nombre de la aplicación con que han sido creados.
Por lo demás, también podemos abrir y guardar en los formatos de Office (DOC, XLS, PPT y DOCX, XLSX, PPTX), así como los genéricos TXT, RTF, CSV, XML o HTML.
Una ventaja de iWork al guardar es permite exportar directamente a PDF o a ePub cualquier documento, formatos de sólo lectura muy prácticos para compartir.
Por desgracia, iWork no se lleva bien con los formatos OpenDocument, por lo que tendremos que convertir esos archivos a un formato compatible, desde LibreOffice u OpenOffice o con un conversor online.
Problemas de compatibilidad en iWork
Para evitar que un documento creado con Pages, Numbers o Keynote nos dé problemas con Office o LibreOffice, iWork cuenta con una herramienta que muestra avisos de compatibilidad.
Está disponible desde Ver > Mostrar avisos y tiene en cuenta la compatibilidad entre Microsoft Office, Apple iWork y Google Drive.
Al abrir un documento de versiones anteriores de iWork, las versiones más recientes de Pages, Numbers y Keynote muestran una ventana llamada Advertencias que indica si algún elemento ha sufrido alteraciones, como titulares, tablas, comentarios o alguna fuente ausente.
Además, al guardar ese documento se nos preguntará si queremos actualizarlo a una versión más nueva, compatible con el iWork actual.
Por lo demás, podemos guardar los documentos en formatos compatibles, como los mencionados antes: PDF para sólo lectura, etc.
LibreOffice
Con LibreOffice, los formatos oficiales son los conocidos como OpenDocument: ODT para documentos de texto, ODS para hojas de cálculo y ODP para presentaciones.
Además, es compatible con los formatos anteriores y actuales de Microsoft Office. Pero si quieres abrir documentos de iWork, tendrás que guardarlos o convertirlos en formatos de Office o LibreOffice.
Aunque la compatibilidad con archivos Office ha mejorado mucho, todavía podemos encontrarnos con problemas de formato, tablas descuadradas o fuentes incompatibles, si bien en la mayoría de casos, los problemas tienen que ver con dobles espacios entre párrafos o estilos cambiados en textos.
Para evitar sorpresas inesperadas, podemos facilitar el documento en varios formatos (el oficial de LibreOffice, el de Office y el PDF para que, aunque no se pueda editar, al menos sí pueda leerse correctamente e importar la información).