Un estudio reciente sobre los usos del software de eventos en la industria de gestión de eventos muestra que los organizadores de eventos están adoptando el uso de diversas tecnologías para ayudar a planificar y administrar sus eventos. La investigación se realizó en línea, durante el mes de noviembre de 2009. Se pidió a los participantes que calificaran qué tipo de software de eventos usan regularmente. Las cuatro herramientas más populares fueron:
– Correo de propaganda
– Registros en línea
– Encuestas en línea
– Informes y análisis de eventos
El 13% de los encuestados dijo que el uso del marketing por correo electrónico era ahora una de las principales herramientas de software para eventos que se usaba para ayudar a administrar sus eventos. Este aumento en el uso puede atribuirse a la avanzada sofisticación de tales herramientas, así como a su capacidad para proporcionar un método de promoción de costo efectivo durante la recesión actual.
El marketing por correo electrónico se puede utilizar para promocionar un evento de antemano, para enviar invitaciones personalizadas específicas y para administrar encuestas de delegados después de que se haya producido el evento. El software de marketing por correo electrónico ahora puede rastrear cuántos correos electrónicos se abren, eliminan, en qué enlaces se hizo clic, si el correo electrónico se reenvió a otra persona y muchas más mediciones. Esto permite que los administradores de eventos aprendan de sus campañas pasadas, lo que ayuda a dar forma a futuras promociones en campañas más rentables y eficientes.
Vinculado a una base de datos o sistema CRM, el marketing por correo electrónico ayuda a facilitar aún más la selección de destinatario / delegado. La base de datos se puede segmentar en varios grupos, con el mensaje en la invitación por correo electrónico adaptado en consecuencia. La integración de la herramienta de software de correo electrónico con un sistema CRM también significa que los datos de contacto se mantendrán actualizados y actualizados en todo momento, se actualizarán automáticamente cuando la información de contacto cambie.
Dado que el marketing por correo electrónico ahorra en costos de impresión y envío, ahora también se está convirtiendo en el método de elección para aquellas organizaciones que desean reducir los costos de sus eventos, así como proporcionar una opción de promoción de eventos más ética y con menos carbono.
Una vez que se ha producido el evento, los administradores de eventos pueden usar su herramienta de marketing por correo electrónico para enviar encuestas de seguimiento. Estos se pueden personalizar en función del delegado y se pueden generar automáticamente después del evento. Un enlace en el correo electrónico llevará al delegado a una página web donde puede completar una encuesta en línea. Los administradores de eventos pueden rastrear fácilmente quién ha completado la encuesta y quién aún no ha leído el correo electrónico de la encuesta; permitiéndoles hacer que sus llamadas de seguimiento sean más productivas.
Más de la mitad de todos los encuestados (56%) también declararon que la capacidad de permitir a los delegados registrarse en línea también era una parte importante de la gestión moderna de eventos. El registro de eventos en línea permite a los delegados administrar su propio proceso de registro: al eliminar a los administradores de eventos de esta etapa, les permite centrarse en áreas más productivas. Los formularios de registro en línea se pueden personalizar para el evento individual, asegurando que los datos específicos requeridos por los delegados se obtengan fácilmente. Los formularios de registro también se pueden guardar como una plantilla, lo que les permite replicarse fácilmente para futuros eventos similares.
Dirigir a los delegados al sitio web anfitrión para que se registren también ayuda a aumentar el tráfico del sitio web y puede usarse junto con promociones en línea para ayudar a aumentar el número de visitantes del sitio web y las conversiones en línea en otras áreas.
El uso del software de eventos para ayudar a administrar parte o la totalidad del proceso de administración de eventos puede extenderse aún más para cubrir el análisis posterior al evento. Asegurar que los eventos proporcionen un alto ROI es una de las métricas clave en las que se miden los administradores de eventos. Ser capaz de medir efectivamente el ROI y otros KPI de manera rápida y efectiva es ahora algo que los planificadores de eventos demandan. El uso del software de gestión de eventos para crear de manera rápida y precisa informes posteriores al evento significa que los organizadores del evento pueden evaluar efectivamente el éxito de sus eventos.
Utilizadas en conjunto con las encuestas por correo electrónico mencionadas anteriormente, las herramientas de informes de software de eventos pueden medir métricas de eventos como:
· Asistencia versus registros de delegados
· Relación gasto / ingresos
· Tasa de conversión de invitaciones enviadas frente a registros de delegados
· Delegar cantidad y calidad de plomo
· Oportunidades y ciclo de ventas
La importación automática de los resultados de las encuestas por correo electrónico en el software de gestión de eventos permite al usuario crear informes personalizados y específicos del evento. El software puede hacer esto automáticamente y tiene la capacidad de profundizar en detalles muy pequeños. Muy a menudo, el proceso de creación de informes posteriores al evento puede llevar mucho tiempo, sin embargo, el uso de software de eventos para ayudar a administrar esta actividad significa que los administradores de eventos pueden ver rápida y fácilmente los resultados de sus eventos.
El software de eventos es ahora una de las áreas de más rápido crecimiento en el sector de gestión de eventos. Aprovechar los beneficios de la automatización y las herramientas de software en línea está ayudando a mantener a flote la industria de eventos durante esta recesión. El aumento de la eficiencia y la reducción del costo de la gestión de eventos ayuda a aumentar el retorno de la inversión proporcionada tanto a los delegados como a los anfitriones del evento. Muchos gestores de eventos están optando por utilizar una solución completa de software de gestión de eventos de extremo a extremo que abarca:
– Registros de sitios web
– Marketing por correo electrónico para promociones, invitaciones y encuestas posteriores al evento.
– Producción automática de credenciales
– Administracion de recursos
– Facilidades de pago en línea
– Sofisticadas suites de informes
Invertir en una solución total para eventos que ofrezca todas las funciones de gestión de eventos requeridas para la planificación de eventos puede ayudar a marcar la diferencia entre un evento pobre y un evento exitoso.