El software de gestión de eventos puede ser una herramienta fantástica para los planificadores de eventos, ayudándoles a gestionar eventos más exitosos y eficientes. Pero hay otros beneficios, además del ahorro de tiempo y costos; los delegados a menudo se beneficiarán directamente de asistir a eventos que se administran mediante el software de eventos.
Integración del sitio web: El software de gestión de eventos le permite publicitar y promocionar su evento en su propio sitio web. Con 8 de cada 10 personas investigando eventos en línea, es vital que los posibles delegados puedan encontrar la información que necesitan en los sitios web. Cuando la solución se integra en el sitio web corporativo, significa que la información sobre el evento puede promoverse con el mismo ‘look and feel’ # y en el mismo dominio, proporcionando un sentido de confianza al delegado.
Registro en línea: Una vez que el delegado potencial ha encontrado un evento en Internet, brindarle la posibilidad de registrarse en línea es un gran beneficio. Las personas están considerablemente acostumbradas a poder realizar actividades y transacciones en línea y dejar que se registren allí, lo que no solo es conveniente para los delegados, sino que también aumentará las tasas de registro.
Permitir que los delegados se registren en línea también reduce los errores con respecto a los detalles del delegado: es más probable que los datos como nombre, dirección e información de contacto se ingresen correctamente si el delegado los proporciona. Esto reduce los problemas más adelante en la línea.
Pago en línea: Como declaró la Oficina Nacional de Estadísticas del Reino Unido (ONS) en julio de 2010: «El comercio electrónico está teniendo un gran impacto en la forma en que hacemos negocios. Puede conducir a un crecimiento dramático en el comercio, aumentar los mercados, mejorar la eficiencia y la eficacia y puede transformar procesos de negocio «. Por lo tanto, los beneficios de aceptar pagos en línea son claros, tanto para los titulares del evento como para los delegados. Para los delegados, pagar en línea es una forma rápida y fácil de asegurar su posición en el evento. El software de eventos ofrece una función que permite a los delegados elegir su método de pago preferido utilizando una variedad de motores de pago en línea líderes, como & # 39; Worldpay, Protix, Google pay, Paypal, etc., a través de un sitio web seguro. El uso del software de eventos también proporcionará un nivel de confianza a los delegados, ya que no registrará ni retendrá ningún detalle de pago confidencial.
Para el administrador de eventos, aceptar pagos en línea reduce el papeleo y ayuda a mejorar el flujo de caja. Elimina los pagos atrasados y reduce la administración, ya que las facturas y otros documentos no necesitan ser creados y enviados manualmente. Después de realizar el pago en línea, el software puede actualizar automáticamente el sistema financiero y emitir un recibo al delegado.
Comunicacion mejorada: El software de eventos vendrá con varios métodos de comunicación que los planificadores de eventos pueden usar para contactar a los delegados. En el punto de registro, los delegados pueden seleccionar el método por el que preferirían que se les contacte; correo electrónico, correo postal, teléfono, SMS, redes sociales, etc. Las soluciones de software de gestión de eventos de buena calidad vendrán con herramientas de comunicación totalmente integradas para permitir una variedad de opciones que se utilizarán:
- Correo electrónico: las herramientas de correo electrónico integradas significan que los administradores de eventos pueden enviar correos electrónicos específicos a grupos específicos de delegados. Estas herramientas de correo electrónico permiten a los administradores de eventos dividir a los delegados en grupos en función de diversos criterios para que la comunicación sea lo más centrada posible. Las herramientas de informes completas aseguran que pueda rastrear las aperturas de correo electrónico, los clics y la tasa de éxito general
- SMS: los planificadores pueden usar su software de gestión de eventos para enviar mensajes de texto a los delegados, de manera fácil y eficiente. Si este es el método elegido para la comunicación de los delegados, se puede gestionar y rastrear con facilidad a través del software
- Redes sociales: el software de eventos se puede integrar con una gran cantidad de redes sociales. La administración de su cuenta de Facebook, Twitter y LinkedIn desde una plataforma central facilita la comunicación con los delegados, manteniéndolos al instante al tanto de todas las noticias y actualizaciones del evento.
Menos errores: Administrar un evento con software de eventos hace que sea mucho menos probable que ocurran errores en el día. El software del evento incluirá un & # 39; Módulo de recursos & # 39; o algo similar que lo ayudará a rastrear todos los elementos de un evento, desde los proveedores, números de delegados, impresión de credenciales, presentadores y más. Muchos de los elementos que antes eran manuales y que llevaban mucho tiempo pueden automatizarse a través del software, actividades como la impresión de tarjetas de delegado. Aunque es una pequeña parte de un evento, si llega un delegado y no se imprime ninguna insignia para ellos, puede causar problemas tanto para el delegado como para usted. Tener un evento sin problemas aumentará la satisfacción de los delegados y dará como resultado un mejor nivel de retroalimentación y asistencia repetida.
Administración de suministros: La mayoría de los eventos trabajarán con proveedores en algún momento, ya sea el lugar, la restauración, el transporte o la producción de materiales. Es importante que los proveedores se gestionen estrictamente y que la comunicación entre los delegados, los administradores de eventos y el proveedor sea fluida. Por ejemplo, durante el proceso de registro, los delegados pueden indicar si tienen algún requisito dietético. Usando el software del evento, los proveedores de catering pueden tener su propio inicio de sesión, dándoles acceso directo a todos los números de delegados y todos sus requisitos dietéticos. Eliminar el administrador de eventos de esta etapa no libera al administrador de eventos para centrarse en tareas más productivas, sino que también reduce el riesgo de que se cometan errores a medida que la comunicación se transmite por la línea.
Acceso a los datos: El software del evento se puede alojar en línea, lo que significa que puede obtener acceso a toda la información sobre el evento en cualquier momento y desde cualquier lugar (se requiere acceso a Internet). El día del evento, si hay problemas o problemas, puede resolverlos fácilmente, ya que pueden acceder a todos los datos relacionados con el evento.
Invertir en software de gestión de eventos es una forma efectiva de organizar eventos profesionales y exitosos, donde tanto usted como sus delegados pueden beneficiarse de una mejor comunicación y una mejor experiencia en eventos.