¿Alguna vez has deseado algo con tanta fuerza que cuando lo has conseguido has sentido un pánico atroz? Pues esta es la misma sensación que sienten algunos gerentes y directivos cuando su compañía logra atraer por fin la atención periodística y son solicitados para hacer una entrevista por los medios de comunicación.
Es entonces cuando algunas personas que son expertas en los temas tratados no solo se muestran reticentes a que se les entreviste sino que en muchas ocasiones llegan incluso a rechazar pronunciarse sobre los mismos. ¿Por qué? Porque no todas las personas están preparadas para realizar una entrevista ante periodistas, micrófonos y cámaras.
A continuación te ofrezco algunos consejos prácticos para afrontar sin miedo una entrevista en los medios de comunicación o, por lo menos, salir airoso de ella.
¿Cómo surge una entrevista?
Antes de nada debes saber cómo se consigue una entrevista en un medio de comunicación. Si piensas que las entrevistas nacen de la nada, estás equivocado;). Generalmente, no surgen espontáneamente. De hecho una de las funciones de los gabinetes de prensa es la de gestionar entrevistas con los medios de comunicación para sus clientes. Para ello la agencia de comunicación (o el departamento de comunicación interno) ofrece al medio un hecho noticiable sobre la empresa en torno al cual gira la entrevista.
Otras veces la agencia crea una serie de argumentos sobre temas candentes en el mercado, y posteriormente, utiliza estos contenidos para generar oportunidades (entrevistas, artículos de opinión, etc.). De este modo, presenta el argumento al periodista desde el punto de vista de su cliente y ofrece la posibilidad de entrevistar a un portavoz de la empresa para conseguir más información, o bien escribir un artículo de opinión sobre algún tema actual del sector. Esta última actividad suele generar cobertura de calidad, y aunque no está directamente enfocada en la empresa y sus servicios, sirve para posicionar la compañía como un líder de opinión, ya que se presenta como una compañía capaz de entender la problemática de sus clientes y ofrecer soluciones. Sin embargo en otras ocasiones las entrevistas «nacen» o surgen para el entrevistado de forma espontánea.
En este caso, la entrevista surge de la proactividad del medio o el periodista que le lleva a buscar un portavoz para obtener información determinada. Estas motivaciones pueden deberse a múltiples factores, desde que el periodista esté buscando unos datos completamente novedosos para el público y necesite acudir a un experto específico, hasta que necesite completar o contrastar información sobre un tema conocido.
Antes de la entrevista… ¡Qué no cunda el pánico!
Generalmente las agencias de comunicación concertamos la fecha y hora para la entrevista así como el tema sobre el que se va a tratar, con lo cual al entrevistado «no le pilla» desprevenido.Otras veces sin embargo ¡oh… sorpresa! De repente suena el teléfono y alguien al otro lado se identifica como periodista de un medio. ¡Qué no cunda el pánico!
Lo primero que debes hacer es:
- – Conocer el tipo de medio (televisión, prensa, radio…) y al periodista que nos va a entrevistar. Si es posible investiga sobre el perfil del periodista y del medio, trabajos anteriores, posición sobre ciertos temas, etc.
- – Conocer el tema o aspectos a tratar en la entrevista. En función de la temática y objetivos de la entrevista hay que saber elegir al portavoz adecuado. Normalmente suele ser un cargo directivo, el responsable de prensa o el responsable de algún proyecto.
- – Conocer el perfil de la audiencia o público del medio (amas, de casa, jóvenes, especialistas en alguna materia determinada, etc.)
- – Conocer el formato de la entrevista (grabado o en directo), duración, fecha y hora de emisión, o fecha de publicación en el caso de que sea un medio escrito…
Después de conocer todos estos datos, por favor, ¡solicita un poco de tiempo!
Cuando se recibe una petición para una entrevista lo mejor para el portavoz es intentar ordenar las ideas. Siempre, y dentro de lo posible, debes intentar concertar la entrevista para unos minutos, unas horas o un par de días más tarde. En definitiva conseguir un poco de tiempo para ti que te permitirá saber claramente cuáles son los mensajes que quieres trasmitir y la mejor forma de hacerlo dependiendo del medio, del programa, del público, etc. De este modo podremos: definir qué queremos comunicar y preparar dos o tres mensajes claves para comunicarlos en los momentos oportunos.
Prevé preguntas
Hay veces que el periodista desea conocer algo más que lo que había comentado en un primer momento y puede preguntarnos sobre un tema de interés totalmente distinto, y lo que es peor, no demasiado favorable para nuestra compañía u organización. Hay que estar preparado sobre ello. Por ejemplo pueden hacernos una entrevista sobre el producto que hemos lanzado como novedad al mercado pero también puede preguntarnos durante la entrevista sobre el último ERE que ha hecho la empresa. Siempre, siempre y cuando digo siempre, es SIEMPRE, hay que estar preparados para cualquier cuestión o por lo menos haberla pensado.
Prepara una conclusión final
Así pues una vez que tengas los mensajes clave establecidos y las preguntas y respuestas preparadas, puedes ayudarte de un colaborador, un amigo o un familiar, que puede hacer el papel de entrevistador. Si es posible, graba estas sesiones y visiónalas o escúchalas para detectar sus errores. Si piensas que es una tontería… no lo es. Te sorprendería lo que muchas personas pueden aumentar su seguridad ante una entrevista después de realizar estos ejercicios. Y es que no solo es posible que el periodista haga las mismas preguntas que ya se haya ensayado, sino que además el portavoz tiene mayores posibilidades de reforzar sus mensajes y de llevar el desarrollo de la conversación a su terreno.
Durante la entrevista… ¡Siempre alerta!
Durante la realización de la entrevista tienes que estar atento a múltiples factores:
- Genera titulares y sé conciso. Lanza los mensajes clave.
- No dudes en pedir aclaraciones. Si no has entendido una pregunta, no te violente pedir que te la aclaren.
- Capta la atención del oyente, público, lector, etc. mediante anécdotas, cambios de tonalidad, etc.
- Corrige errores. Si «metes la pata» corrígelo durante la entrevista.
- Proporciona cifras.
- Cuidado con los micros abiertos. No te relajes. No comuniques nada que no quieras que se comunique.
- Atento a los tiempos en medios como la televisión y la radio así como con el espacio o palabras en medios escritos.
- No te olvides de ofrecer una conclusión o resumen de tus ideas.
Al finalizar la entrevista… ¡Remata la faena!
Una vez terminada la entrevista, debes revisar los siguientes aspectos:
- Empatía: ¿Se respondió de forma natural? ¿Hubo feeling con el periodista (esto que para muchos puede ser una tontería es muy importante ya que puede abrirnos las puertas de futuras entrevistas?
- Mensajes: ¿Se trasmitieron los mensajes clave y se aprovecharon todas las oportunidades transmitirlos?
- Dominio de la situación: ¿El portavoz mantuvo la calma y el control durante la entrevista? ¿Se trasmitió todo lo que se planeó comunicar antes de la entrevista? ¿Se previeron todas las preguntas que se preguntaron?
- Errores: ¿Se trasmitieron cifras o mensajes erróneos? ¿Se repitieron expresiones negativas del periodista?
En definitiva, casi todas las personas con un poco de preparación se pueden enfrentar a una entrevista con éxito. Ya sea tu empresa una pyme, una startup o una gran empresa, como portavoz de la misma debes ver la entrevista como una oportunidad para trasmitir los mensajes que desees a la opinión pública y no como una amenaza, al igual que al periodista debes considerarlo como un aliado y no un enemigo. Solo tienes que seguir los pequeños consejos que te he contado.