El elemento vital de una asociación es su membresía. Sin su membresía, las asociaciones dejarían de existir. Una de las funciones más importantes de una asociación es la comunicación, tanto hacia arriba como hacia abajo en la estructura organizacional. La sede nacional tiene la necesidad de comunicarse con sus capítulos estatales y locales y con sus miembros, y los miembros deben comunicarse nuevamente con los capítulos y las sedes nacionales. Una de las mejores formas de comunicación es a través de llamadas de conferencia, incluidas las conferencias de audio, web y video. Durante la última década, se han desarrollado varias aplicaciones especializadas que utilizan servicios de conferencia para lograr los objetivos de las asociaciones, mejorar la calidad de la comunicación con sus miembros, generar nuevos ingresos y reducir costos. Aquí hay seis aplicaciones de conferencia especializadas que las asociaciones pueden implementar ahora.
Reuniones administrativas. Las asociaciones pueden utilizar conferencias de audio antiguas para mantener reuniones administrativas en la jerarquía de asociaciones. La sede nacional puede realizar llamadas de conferencia con los capítulos estatales y locales y todos los niveles de la organización pueden realizar llamadas de conferencia con los miembros. Estas llamadas pueden ser grabadas y guardadas para su posterior reproducción por parte de los conferenciantes, quienes perdieron la llamada o por participantes que solo desean reproducir la llamada para obtener referencias específicas. Una nueva característica con las grabaciones guardadas es que se puede enviar un enlace a la grabación al moderador de cada llamada en el correo electrónico del informe posterior a la conferencia. Cuando se hace clic en el enlace, la grabación de audio se reproduce automáticamente, ya sea en una computadora de escritorio o dispositivo móvil. El moderador puede compartir el correo electrónico con el enlace a todos los conferenciantes de la llamada para que cualquiera pueda escuchar una reproducción instantánea de la reunión en cualquier momento. Los operadores del servicio de conferencia también se pueden utilizar en estas llamadas de conferencia administrativas para implementar sesiones de preguntas y respuestas y encuestas.
Facturación individual. Los proveedores de servicios de conferencia generalmente envían una factura mensual de todas las llamadas de conferencia al moderador o al contador que paga las facturas de la asociación. Sin embargo, algunas de estas llamadas de conferencia, como las llamadas de cabildeo, pueden estar compuestas por conferenciantes de otras asociaciones, lo que puede causar un problema para el moderador, que configuró la llamada de conferencia. Este moderador obtendría una factura para la llamada y luego tendría que pagar el costo de toda la llamada o dividir los costos de cada asociación de participantes y cobrarlos a cada uno de ellos. Esto lleva mucho tiempo y es un dolor real en los pantalones cortos. Una nueva aplicación para asociaciones y otras organizaciones sin fines de lucro se llama facturación individual. Con esta nueva aplicación, el proveedor de servicios puede dividir la factura, en función del total de minutos dedicados a la llamada de conferencia por cada organización. Luego, el proveedor de servicios puede enviar las facturas individuales específicas y cobrarlas a cada organización. Esto elimina por completo la necesidad de que el personal de cualquier asociación pierda su tiempo dividiendo facturas, facturando y cobrándolas.
Subconferencia. La subconferencia es una función asistida por el operador que le permite dividir la llamada principal en subgrupos que pueden dividirse en llamadas de conferencia separadas. Después de que los subgrupos hayan terminado su negocio específico, pueden llamar al operador, que luego puede volver a ponerlos a todos en la llamada de conferencia principal. Un ejemplo sería una asociación nacional que comenzaría la gran conferencia telefónica con todos los participantes de todo Estados Unidos. Cuando el moderador de la llamada estuviera listo, se convocaría al operador y luego la llamada se dividiría en cuatro subgrupos, un subgrupo para cada sección del país. Una vez que los subgrupos hayan terminado de realizar sus negocios regionales, el operador volverá a unirse a los subgrupos en una llamada grande nuevamente. La subconferencia es una función o aplicación que debe programarse con anticipación con el proveedor del servicio para que un operador esté disponible y tenga conocimiento para manejar la llamada.
Educación continua. Muchas asociaciones profesionales tienen el requisito de proporcionar educación continua en la profesión que representan. Además, a muchos de estos profesionales se les exige que tomen tantas clases de educación continua cada año para cumplir con su certificación continua en las industrias en las que trabajan. Inicialmente, estas clases se impartían en persona, lo que requería tiempo y viaje. A continuación, estos clasificados comenzaron a ser ayuda a través de llamadas de conferencia. A medida que se desarrolló la tecnología de conferencias, estas clases se han trasladado a Internet y están utilizando conferencias web y de video. Por lo general, las asociaciones tienen que desarrollar el contenido del plan de estudios, realizar todo el marketing y la promoción, tomar todas las inscripciones, realizar el seminario web, enviar las facturas, recolectar el dinero de los cursos y luego enviar los certificados que verifican la finalización del curso. . Una de las nuevas aplicaciones de conferencia, desarrollada por los proveedores de servicios de conferencias, permite que la asociación se centre por completo en el contenido del curso y quién enseñará la clase, y permite que el proveedor de servicios haga todos los registros, marketing y envío. materiales colaterales, realice el seminario web con operadores profesionales que supervisan la clase, recolectan todo el dinero y envían los certificados del curso. Al finalizar el seminario web, el proveedor de servicios proporcionaría un resumen de facturación a la asociación junto con un cheque por la diferencia entre los ingresos totales de la clase menos los costos del proveedor de servicios. Cada seminario web debe ser un generador de ingresos para la asociación.
Investigación de mercado. Otra aplicación desarrollada por los proveedores de servicios durante la última década son las entrevistas de grupos focales realizadas a través de conferencias de audio o video. En el pasado, los grupos focales se llevaban a cabo en persona e implicaban el alquiler de una instalación y los gastos de viaje necesarios para ir y venir del evento, tanto para los moderadores como para los sujetos de investigación. Con el advenimiento de la tecnología de conferencia, estos grupos focales ahora se pueden lograr mediante el uso de servicios de audio o video conferencia, lo que reduce en gran medida el alquiler de las instalaciones y elimina los gastos de viaje. Estas sesiones pueden ser grabadas y grabadas para su futura reproducción por los investigadores.
Programas de afinidad. Los programas de afinidad están diseñados para dar a ciertas asociaciones una fuente adicional de ingresos. Muchas asociaciones generan ingresos adicionales al proporcionar y vender productos y servicios a sus miembros. Algunos proveedores de conferencias han establecido programas de afinidad que permiten al proveedor de servicios comercializar los servicios de conferencia entre los miembros de la asociación. Básicamente, la asociación da permiso al proveedor de servicios para comercializar sus servicios a la membresía y ayuda a promover los servicios a través de las publicaciones y comunicaciones de la asociación a la membresía. Luego, el proveedor de servicios desarrolla los materiales del programa, comercializa sus servicios a los miembros con un descuento y luego remite una regalía mensual a la sede de la asociación en función de los ingresos generados por el programa. Un programa de afinidad puede proporcionar una afluencia seria de nuevos ingresos a una asociación, siempre que la membresía sea un usuario apropiado de los servicios de conferencia.
Ahí los tienes, seis aplicaciones que se han desarrollado para asociaciones para ayudarles a lograr sus objetivos, generar nuevos ingresos y reducir sus costos.