Las empresas tradicionales de muchas industrias no podrán sobrevivir si no desarrollan su capacidad de adaptarse al nuevo contexto que proponen las tecnologías de información y a los hábitos de los nativos digitales.
Hoy, las organizaciones que trascienden son aquellas que logran adaptarse continuamente a los cambios de contexto, como organismos evolutivos y permeables a su entorno. En línea con la Teoría de la Evolución de Darwin, las que no logren adaptarse podrían extinguirse. Esta habilidad de adaptación es conocida como la «Agilidad Organizacional».
Tomemos el ejemplo de entidades bancarias, financieras y aseguradoras: luego de cientos de años de estabilidad y gráficos de rentabilidad ascendentes, ahora están seriamente amenazadas por el contexto digital. «Afrontémoslo, nadie se levanta a la mañana diciendo: Qué ganas que tengo hoy de hacer la fila al banco», dijo un Gerente de un banco al que acompañé durante su transformación digital. Hoy ya hay varios bancos 100% digitales y las reglas del juego en este mundo son muy distintas, tanto así que están transformando el ADN de las organizaciones tradicionales.
La Cultura Organizacional
El mayor desafío de las empresas tradicionales en su transformación (o evolución) digital es el cambio de cultura organizacional que implica en todos sus niveles.
Muchos de los supuestos que operan en el seno de la cultura organizacional tradicional tienen sus bases en los principios de Taylor y Fayol de principios del siglo XX y no son válidos para el desarrollo de productos digitales y soluciones innovadoras. La cultura de las organizaciones ágiles surge como un nuevo paradigma de pensamiento que da respuesta al desafío que supone la transformación digital.
El cambio cultural, para ser sostenible, debe alcanzar también a los directivos y líderes de la organización. Ya que la forma de gestionar tanto la empresa como a sus integrantes es esencialmente distinta.
Como sostiene Peter Drucker «Los trabajadores a lo largo de la historia podían ser ‘supervisados’. Se les podía decir qué hacer, cómo hacerlo, qué tan rápido hacerlo, etc. Pero los trabajadores del conocimiento no pueden, en efecto, ser supervisados».
¿Cómo son entonces las organizaciones ágiles?
Repasemos a continuación 8 características de las organizaciones ágiles que son amenazas para la supervivencia de las organizaciones tradicionales.
Valor Generado por sobre Reducción de Costos
El paradigma tradicional de gestión pone el foco en el control de costos como medio para lograr una ventaja competitiva. Dentro de este paradigma, los integrantes de la organización son considerados como «recursos humanos» y contabilizarlos como costos del proyecto.
Algunas de las estrategias tradicionales para ahorrar costos son el outsourcing de personal, asignar personas de manera parcial a múltiples proyectos al mismo tiempo, contratar personas sub-calificadas, ahorrar con oficinas inadecuadas. Recuerdo una empresa que requería justificar el gasto de personal con la elaboración de un Caso de Negocio, demorando meses en poder iniciar un proyecto.
Éstos son sólo algunos ejemplos de estrategias de ahorro de costos que consumen la energía de las organizaciones tradicionales, en perjuicio de generar valor para el cliente.
Una organización ágil entiende que la ventaja competitiva está en entregarle un diferencial en valor y calidad al usuario final. Para ello generan los contextos en donde se desarrollan equipos de alto rendimiento, buscan los mejores talentos, y les dan las herramientas y el contexto que necesitan para lograrlo.
Equipos Multidisciplinarios por sobre Silos Especializados
Una clara herencia del taylorismo es la especialización del trabajo para la división de tareas y las estructuras organizacionales por áreas de especialización. Así, por ejemplo todos los especialistas en diseño trabajarán juntos como un área, lo mismo con los especialistas en calidad, marketing y demás roles. Este tipo de estructura tiene por objetivo la reducción de costos a partir de la eficiencia de recursos, la estandarización y la especialización de las tareas, pero se pierden de vista las demoras en los tiempos de entrega al usuario final.
En cambio, las organizaciones ágiles se desarrollan entorno a equipos multidisciplinarios que trabajan juntos a diario, integrando la diversidad de habilidades y conocimientos para potenciar la creatividad y generar soluciones innovadoras. Como cada equipo es autónomo esto ocurre en el menor tiempo posible. En palabras de Niklas Modig: optimizar la «Eficiencia de Flujo» (flujo de la cadena de valor al usuario) por sobre la «Eficiencia de Recursos». Este tipo de estructura favorece la colaboración y amplifica el aprendizaje de manera sistémica, generando resultados de mayor calidad.
Visión Sistémica por sobre Optimización Local
En las organizaciones tradicionales es común encontrar objetivos de rendimiento definidos por cada departamento. El problema es que este enfoque perjudica el beneficio general de la organización. Una optimización local puede generar un sub-óptimo global si no se tiene una perspectiva sistémica de la organización.
Los objetivos de un departamento podrían además entrar en conflicto con los de otros. La interdependencia para lograrlos (y los bonos remunerativos por cumplimiento) pueden producir frustraciones y conflictos interpersonales; perdiendo de foco lo importante.
Las organizaciones ágiles tienen su foco puesto en el usuario final, en términos de valor y tiempos de entrega. Por lo tanto los objetivos y las métricas de productividad apuntan a optimizar los resultados generados por la organización en su conjunto. Este enfoque fomenta el trabajo colaborativo entre los distintos departamentos ya que los objetivos son compartidos.
Outcome por sobre Output
El término «output» hace referencia a la cantidad de producción. Dentro del modelo de gestión tradicional, mayor cantidad de producción representa mayor productividad (en un banco podría ser la cantidad de cuentas abiertas). Pero esto no es válido en productos digitales.
Las organizaciones ágiles se enfocan en generar resultados de valor para el usuario final. El término «outcome» se refiere justamente a los resultados, que no necesariamente dependen de la cantidad de software desarrollado, ni de cantidad de horas trabajadas por un programador, sino, en desarrollar nada más ni nada menos lo que el usuario realmente necesita. Explotar esta característica puede ser una ventaja competitiva.
Motivación Intrínseca por sobre Motivación Extrínseca
En las empresas tradicionales, se considera que los empleados se sienten principalmente motivados a trabajar por la remuneración percibida y que deben ser controlados y supervisados para que sean productivos, respondiendo a la Teoría X de McGregor (1960). Hoy vemos esta herencia en los incentivos con bonos por cumplimiento de objetivos y en el control estricto de horas trabajadas.
Las organizaciones ágiles, responden a la Teoría Y. Según la Teoría Y los integrantes se sienten intrínsecamente motivados por un propósito significativo, alcanzar objetivos desafiantes y generar resultados de valor para el usuario y para la organización de la cual forman parte. Dentro de este modelo, los premios y castigos no son necesarios. Adicionalmente, los beneficios se otorgan con el interés genuino de cuidar el bienestar de los integrantes de la organización y no como estrategia de retención.
Líderes por sobre Jefes
Henri Fayol aportó a las empresas tradicionales con la cadena de mando, comando y control, destinada a la gestión y el control de los trabajadores. El modelo de empleados acatando órdenes de sus jefes no resulta efectivo con los trabajadores del conocimiento, donde los equipos de desarrollo son los expertos y muy probablemente conocen más de la solución que sus jefes.
Así, en las organizaciones ágiles pierden sentido las estructuras fuertemente verticalistas. Se buscan equipos más horizontales donde todos pueden aportar y desafiar ideas por igual sin barreras jerárquicas. Los líderes emergen en los equipos autoorganizados de manera natural y dinámica. Esto además fortalece tanto la confianza como el compromiso y es una forma más motivante de trabajar.
Toma de Decisiones Descentralizada
En las organizaciones tradicionales las decisiones se toman en los niveles más altos, y suelen están más lejos de la problemática real. En las organizaciones ágiles, con un contexto de visión compartida y objetivos claros, se delega a los equipos el poder tanto de tomar decisiones como de ejecutarlas. De esta manera son más rápidas y amplifican el aprendizaje. La autonomía resultante del empoderamiento de la descentralización de decisiones, a su vez refuerza el compromiso y la motivación de las personas.
Mayor Confianza, Menor Burocracia
Las organizaciones tradicionales emplean una mayor cantidad de reglas y políticas que deben cumplirse de manera estricta, limitando la autonomía y muchas veces impiden el logro efectivo de resultados y la capacidad de adaptación de la organización. La falta de confianza genera necesidad de control. El control requiere invertir esfuerzo en tareas de gestión, tales como presupuestación detallada, estimación de tiempos, planificación de tareas, medición de productividad y rendimiento de los equipos. También hay roles específicos dedicados al seguimiento y control de desvíos. Estos roles adicionales agregan su propia complejidad y costos a la organización.Las organizaciones ágiles, son más efectivas al liberarse de la carga que implica todo lo anterior y se enfocan en la tareas que entregan valor al usuario final con mayor simplicidad organizativa.
En el Camino Ágil
Las organizaciones ágiles son muchas veces representadas como un ecosistema de organismos vivos con inteligencia colectiva que logran adaptarse y evolucionar. Peter Senge las definen como «Organizaciones que Aprenden».
La organizaciones ágiles son más humanas y más conscientes. Las personas no son recursos sino la organización misma. El trabajo tiene propósito y valores compartidos. La compromiso, la confianza y la colaboración predominan en el aire que se respira en todos los niveles. Estos factores desarrollan paso en paso y favorecida por los contextos de trabajo que describo en este artículo. Cada uno de ellos es funcional al resto de manera integral e interdependiente.
Sin embargo, en su camino a la Agilidad Organizacional, las empresas se encontrarán con desafíos en cada uno de esos aspectos. Por ello, la Transformación Digital debe ser acompañada con consultoría especializada y coaching ágil con los líderes de la organización y con los equipos de trabajo.