En la era competitiva de hoy, muchas organizaciones todavía manejan sus gastos de viaje de una manera muy desorganizada. La forma tradicional desperdicia el tiempo y la productividad de los empleados y aumenta el estrés del equipo de Cuentas por pagar y Finanzas al administrar el proceso manualmente. Para obtener una ventaja competitiva, las organizaciones deben pasar a la plataforma de gestión de gastos de viaje que integra viajeros, aprobadores, oficinas de viajes, agentes de viajes, cuentas por pagar y finanzas en un portal para reducir la falta de comunicación y agilizar el proceso. Los viajes innecesarios y las cancelaciones innecesarias se reducen, el viaje es solo con vendedores autorizados y la función de los viajeros dentro de los procedimientos y sistemas recomendados. Esto ahorra tiempo y dinero. A continuación se mencionan algunos beneficios de un software eficiente de gestión de gastos de viaje:
Política de viaje estructurada
Anteriormente, cuando la contabilidad de los gastos de viaje se realizaba manualmente, era difícil hacer un seguimiento de todos los gastos y costos incurridos. Con el software de gestión de gastos de viaje, las políticas de viaje serán muy claras y se pueden resaltar los pagos erróneos. Los gastos de viaje comunes, incluidos el hotel y la comida, deben escribirse claramente. Esto ayuda a prevenir problemas en el futuro.
Visibilidad de gastos
El equipo de finanzas y cuentas por pagar puede obtener una clara visibilidad del gasto realizado. Tendrán toda la información relacionada disponible en el sistema con detalles de la misma. Pueden saber fácilmente qué departamento está gastando cuánto y pueden poner el control del presupuesto donde sea necesario.
Procesos eficientes
Introducir los gastos manualmente en una hoja de cálculo puede ser realmente tedioso y puede ser impreciso. Se vuelve difícil para el equipo de cuentas por pagar y finanzas también si tiene varios cientos de empleados en una organización. Aquí es donde entra en escena el software de gestión de gastos de viaje. El software permite a los empleados informar sobre sus gastos en el sistema, que sigue automáticamente el flujo de trabajo y se aprueba. La aprobación posterior se envía al departamento correspondiente para autenticar y procesar el pago. Todo el proceso es continuo, automatizado y rápido para empleados y departamentos internos.
Reembolso a tiempo del empleado
Si se toma demasiado tiempo para reembolsar a su empleado, esto generará un resentimiento creciente. También podría llevar a los empleados a dudar de ir a viajes de negocios y tal vez incluso a la basura, lo que finalmente afectaría al negocio. El software permite a los empleados informar sus gastos sobre la marcha e inmediatamente va para su aprobación y pago. Todo el proceso es rápido y automatizado, lo que ahorra mucho tiempo y ayuda a reembolsar los gastos de los empleados a tiempo o antes.
Tendencias de gastos de viaje de los empleados
Con una hoja de cálculo, es difícil decir si el gasto de un empleado en particular es atípico al patrón normal. El software ayuda a capturar datos y analizar la tendencia en base a datos históricos. La administración puede ejecutar múltiples informes y obtener análisis para ayudarlos a tomar decisiones comerciales. Por ej. Es fácil buscar diferentes viajes y averiguar si la inflación está elevando los gastos o si el empleado está al borde de los gastos permitidos. Tanto el software de gestión de gastos de viaje como el software Procure to Pay ayudan a llevar el control financiero en la organización ahorrando muchos costos y tiempo.